Bye Bye Papierchaos: Digitale Buchhaltung dank E-Rechnung.
E-Rechnungen einfach erstellen, versenden, empfangen und verarbeiten.
Highlights
- E-Rechnung auf Basis von ZUGFeRD oder XRechnung erstellen, versenden, empfangen, verarbeiten, validieren und speichern
- Automatisierte Bereitstellung, Prüfung und Verarbeitung von GoBD-konformen XML-Datensätzen
- Flexible Anbindung von unternehmensspezifischen Buchhaltungssystemen
- Mapping auf kundenspezifische Inhouse-Formate
- Bereitstellung von individuellen Auswertungen und Übersichten
Fact Sheet
| Auszug Kund:innen | Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler GmbH GO! Express & Logistics Deutschland GmbH hagebau IT GmbH |
| Branchen | Logistik, Handel und weitere |
Missions accomplished
- Applications
- Automation
- Connectivity
Smart technology
- Virtimo Digitalization Suite
E-Rechnungspflicht als Digitalisierungsboost.
Die E-Rechnung kommt – für alle Branchen! Denn mit dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen neu gefasst worden. In erster Linie, um für Steuervereinfachung zu sorgen und die Digitalisierung im Rechnungswesen voranzutreiben.
Die Folge: Bis 2028 wird die neue E-Rechnungspflicht mit mehreren Übergangsfristen schrittweise eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Während der Übergangsfrist bis Ende 2026 dürfen jedoch weiterhin auch andere Rechnungsformate empfangen werden. Ab 2026 kommt dann zusätzlich der verpflichtende Versand von E-Rechnungen hinzu.
Was zunächst als Pflicht daherkommt, eröffnet Unternehmen zugleich die Chance, ihre Buchhaltungsprozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Perspektivisch sogar auf europäischer Ebene: Ab 2030 soll die E-Rechnung auch EU-weit zum Standard werden.
Die E-Rechnung ist deutlich komplexer, als es auf den ersten Blick scheint. Wir dachten anfangs auch, ein bisschen Formatumwandlung und Validierung würden genügen – doch so einfach ist es nicht. Was vermutlich die meisten Unternehmen unterschätzt haben, ist insbesondere die Validierung der ZUGFeRD-Nachrichten und dass es unterschiedliche Versionen gibt. Zudem bleibt die Frage: Was mache ich denn am Ende mit den Daten? Ich glaube, darauf haben auch die Serviceanbieter wenig Antworten.
Steffen Lehmann
Leiter Sales | Virtimo AG
PDF mit XML nach GoBD – say what?!
Die für die Sicherung und Aufbewahrung von E-Rechnungen geltenden Verpflichtungen sind in §14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes [UStG] klar definiert. Um die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Archivierung elektronischer Dokumente [GoBD] sicherzustellen, müssen E-Rechnungen zudem in genau jenem Format empfangen, verarbeitet und für mindestens zehn Jahre gespeichert werden, in dem diese ursprünglich versendet wurden.
Spätestens ab 2028 braucht es neben einem geeigneten Übertragungsweg – sei es per E-Mail, Upload oder über ein Rechnungstool – auch ein standardisiertes Datenformat für den elektronischen Austausch strukturierter Rechnungsinformationen. Während das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD das visuelle Rechnungsbild [PDF] mit einer eingebetteten XML-Datenebene kombiniert, fußt die XRechnung auf einem XML-basierten Datenmodell. Beide Formate ermöglichen eine nahtlose maschinelle Verarbeitung durch unternehmensspezifische Softwarelösungen.
Unsere Lösung ermöglicht es, Kundendaten und Rechnungsdaten aus verschiedenen Tabellen zusammenzuführen, um daraus E-Rechnungen zu erstellen – inklusive XML- und PDF-Format sowie individuellem Geschäftspapier.
Alexander Schmidt
Consulting | Virtimo AG
Ready for E-Rechnung: Virtimo Digitalization Suite.
Als integraler Bestandteil der Virtimo Digitalization Suite ist INUBIT bereits in der Lage, verschiedene individuelle Datenformate wie Transdata, CSV oder EDIFACT zu verarbeiten. Nun ermöglicht unsere Backend-Plattform auch die mühelose Verarbeitung der neuen strukturierten Standardformate, um Rechnungsdaten nach einer klaren, logischen Struktur zu erfassen und eindeutig zuzuordnen.
„Da die Rechnungsverarbeitung unserer Bestandskund:innen wie E|D|E, GO!, hagebau oder Bartels-Langness bereits vollständig über die Virtimo Digitalization Suite abgewickelt wird, lag es nahe, das Thema E-Rechnung ebenfalls schrittweise in INUBIT abzubilden.“, erklärt Alexander Schmidt, Consultant bei Virtimo.
Da die neuen Datenaustausch-Standards keine eigenständige Anwendung, sondern lediglich eine Übersetzung oder Strukturbeschreibung eines Datensatzes darstellen, mussten sie zunächst auf die bestehenden Buchhaltungssysteme unserer Kund:innen gemappt werden. Nach zahlreichen Iterationen haben wir unsere Business Process Engine INUBIT innerhalb kürzester Zeit so optimiert, dass sie neue Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und Co. exakt erfassen, verarbeiten, speichern und den unternehmensspezifischen Buchhaltungssystemen sowie Rechnungsportalen bereitstellen kann.
Einfache Validierung, nahtlose Integration.
Unternehmen aller Branchen und Größen stehen vor der Herausforderung, die verbindlichen Vorgaben für das Versenden, Verarbeiten, Speichern und Validieren von E-Rechnungen zu erfüllen. Mit unserer maßgeschneiderten Lösung lassen sich diese Datenverarbeitungsprozesse nicht nur effizient steuern, sondern auch nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren.
Über unsere zentrale Datenmanagement-Plattform INUBIT und die Virtimo Digitalization Suite gelingt dies automatisiert, ohne großen Aufwand und inklusive Monitoring – sowohl on-premise als auch in der Cloud. Dabei spielt die Überprüfung der empfangenen Daten eine sehr große Rolle. „Künftig ergänzt ein Validierungspaket die Virtimo Digitalization Suite. Dafür haben wir bereits Workflows entwickelt und Templates erstellt, die nur noch kundenspezifisch angepasst werden müssen, um die Daten in die jeweiligen Backendsysteme zu überführen.“, betont Steffen Lehmann, Leiter Sales bei Virtimo.
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